De papieren werkbon is in veel bedrijven nog steeds de standaard. Je medewerker schrijft op wat hij gedaan heeft, de klant zet een krabbel en aan het eind van de week ligt er een stapel op kantoor. Dat werkt, totdat het misgaat. En het gaat vaker mis dan je denkt.
Waarom de papieren werkbon je geld kost
- Werkbonnen raken kwijt of komen beschadigd terug uit de bus.
- Het handschrift is onleesbaar, dus moet er nagebeld worden.
- Extra werk en materiaal worden vergeten. Wat niet op de bon staat, komt niet op de factuur.
- Werkbonnen komen pas dagen later binnen, waardoor je later factureert en later betaald wordt.
- Je typt alles op kantoor nog een keer over, met kans op fouten.
Elk van die punten lijkt klein. Maar tel ze op over een jaar en over al je medewerkers, en het gaat om veel uren en omzet die blijft liggen.
Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon is een werkbon op de telefoon of tablet van je medewerker. Hij ziet welke klus hij moet doen, legt vast wat hij gedaan heeft en de klant tekent op het scherm voor akkoord. Zodra de klus klaar is, staat alles direct op kantoor. In een systeem als de digitale werkbon app van DienstenCRM gaat de werkbon daarna automatisch mee met de factuur.
Wat leg je vast op een digitale werkbon?
- de werkzaamheden die zijn uitgevoerd;
- gebruikte materialen, eventueel gekoppeld aan je voorraad;
- extra werk dat ter plekke is afgesproken;
- foto’s van het werk, voor en na;
- opmerkingen voor kantoor of voor de volgende keer;
- de handtekening van de klant.
In 5 stappen overstappen
1. Kijk kritisch naar je huidige werkbon
Welke velden vul je echt in? Wat mis je? Gebruik de overstap om je werkbon op te schonen. Een korte, duidelijke werkbon wordt beter ingevuld dan een lange.
2. Kies software die aansluit op je planning en facturatie
Een losse werkbon-app lost maar een deel van het probleem op. De grootste winst krijg je als de werkbon gekoppeld is aan je planning (de klus staat al klaar) en je facturatie (de factuur maakt zichzelf). Dan hoeft niemand meer iets over te typen.
3. Begin met een kleine groep
Laat eerst een of twee medewerkers ermee werken. Zij ontdekken de eerste vragen en kunnen hun collega’s daarna helpen. Kies bij voorkeur iemand die enthousiast is over nieuwe dingen.
4. Train je team kort en praktisch
Laat zien hoe een normale klus van begin tot eind gaat: klus openen, werk vastleggen, foto maken, laten tekenen, afronden. Meer hoeft het in het begin niet te zijn. Een goede leverancier helpt je hierbij.
5. Stop met papier
Het lastigste deel: echt stoppen met de oude manier. Zolang papier nog mag, blijven mensen het gebruiken. Spreek een datum af vanaf wanneer alleen nog digitaal wordt gewerkt.
Wat levert het op?
Je medewerker is klaar als zijn werkdag klaar is, zonder papierwerk achteraf. Op kantoor zie je direct wat er gedaan is. De factuur gaat sneller de deur uit, met alle extra’s erop. En bij vragen van een klant heb je de foto’s en de handtekening meteen bij de hand.
Wil je zien hoe de werkbon, de planning en de factuur in DienstenCRM samenwerken? Bekijk het systeem of plan een gratis demo.