Een goede planning is het hart van elk bedrijf met een buitendienst. Plan je slim, dan doen je mensen meer klussen per dag en rijden ze minder. Plan je op gevoel, dan gaat er elke dag tijd verloren aan omrijden, wachten en bellen. In dit artikel lees je hoe je in zes stappen een werkplanning maakt die werkt, met of zonder software.
Stap 1: Breng je werk in kaart
Begin met een overzicht van al het werk dat er ligt. Maak onderscheid tussen:
- Terugkerend werk, zoals een vaste glasbewassing, onderhoud van een tuin of een jaarlijkse schoorsteenveegbeurt.
- Eenmalige klussen, zoals een offerte die is geaccepteerd of een storing.
- Grote klussen die meerdere dagen of meerdere mensen nodig hebben.
Schrijf bij elke klus op hoe lang hij ongeveer duurt, welke vaardigheden of welk materiaal nodig zijn en of de klant een voorkeur heeft voor een dag of tijdstip.
Stap 2: Groepeer per gebied
De grootste winst zit in de volgorde. Leg je klussen op een kaart en deel ze in per wijk, dorp of regio. Plan per dag één gebied per medewerker of per ploeg. Zo voorkom je dat iemand ’s ochtends in het noorden en ’s middags in het zuiden moet zijn. Voor terugkerend werk loont het om vaste routes te maken: steeds dezelfde klanten in dezelfde slimme volgorde.
Stap 3: Kijk wie er beschikbaar is
Zet naast je werk ook je mensen. Wie werkt wanneer, wie is met vakantie, wie kan welke klus? Werk je met ploegen of groepen, plan dan per groep. Houd rekening met reistijd vanaf huis of de zaak naar het eerste adres.
Stap 4: Plan met lucht
Een planning die tot de minuut is volgepropt, loopt bij de eerste tegenvaller vast. Houd per dag wat ruimte over voor uitloop, spoedklussen of een klant die niet thuis is. Plan grote klussen gefaseerd: knip ze op over meerdere dagen of medewerkers, zodat de rest van de planning niet stilvalt.
Stap 5: Zorg dat iedereen de planning ziet
Een planning op kantoor heeft weinig waarde als de mensen op de weg hem niet hebben. Zorg dat elke medewerker zijn dag kan inzien, met adressen, werkzaamheden en instructies. Zet ook belangrijke informatie bij de klus: een sleutelcode, een hond in de tuin, materiaal dat mee moet. Hoe minder er gebeld hoeft te worden, hoe beter.
Stap 6: Stuur bij en leer ervan
Geen planning is perfect. Bij ziekte, slecht weer of een spoedklus moet je snel kunnen schuiven. Laat klanten tijdig weten als een afspraak verschuift. Kijk aan het eind van de week terug: welke klussen duurden langer dan gedacht, waar is omgereden, welke klanten zeggen vaak af? Pas je planning daarop aan.
Excel, agenda of planningssoftware?
Met een paar mensen kom je een eind met Excel of een gedeelde agenda. Maar je ziet daarin niet waar je klanten zitten, wijzigingen moet je iedereen apart doorgeven en wat er op locatie gebeurt, komt pas later op kantoor binnen. Zodra je meer mensen of meer klussen hebt, kost dat elke week uren.
Met planningssoftware voor de buitendienst zoals DienstenCRM doe je de stappen hierboven in één systeem:
- plannen op de kaart en per wijk of groep;
- de snelste rijroute, waarop de planning zich aanpast;
- slim plannen op wie er beschikbaar is;
- klussen slepen, automatisch doorplannen of opknippen over meerdere dagen en medewerkers;
- klanten die zelf een afspraak kiezen in jouw vrije tijdvakken;
- medewerkers die hun planning op de telefoon zien en het werk direct afmelden.
Checklist voor een goede werkplanning
- Al het werk staat op één plek, met duur en benodigdheden.
- Klussen zijn gegroepeerd per gebied.
- Terugkerend werk staat in vaste routes.
- Elke dag heeft wat ruimte voor uitloop.
- Iedere medewerker ziet zijn eigen dag met alle informatie.
- Klanten worden op tijd geïnformeerd over wijzigingen.
- Je kijkt elke week terug en stuurt bij.
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Plan een gratis demo van 30 minuten.