Een schoonmaakbedrijf plannen is een puzzel die nooit af is. Je hebt vaste objecten met vaste dagen, klanten die extra werk willen, medewerkers die ziek worden of op vakantie gaan, en nieuwe opdrachten die ergens tussen moeten. Met een whiteboard, Excel en een groepsapp kom je een eind, maar hoe groter je bedrijf, hoe meer tijd die puzzel kost. Goede planning software voor schoonmaakbedrijven neemt een groot deel van dat werk uit handen.
Waarom plannen in de schoonmaak lastig is
Schoonmaakwerk heeft een paar eigenschappen die het plannen extra lastig maken:
- Veel terugkerend werk. Kantoren, praktijken, winkels en woningen komen wekelijks of zelfs dagelijks terug op de planning.
- Wisselende mensen. Parttimers, invallers en vervangingen bij ziekte zorgen ervoor dat de bezetting elke week anders is.
- Veel informatie per object. Sleutels, alarmcodes, contactpersonen en de werkinstructie: waar begin je, wat moet er elke keer en wat één keer per maand?
- Werk buiten kantoortijden. Je bent vaak aan het werk als de klant er niet is. Dan moet alles kloppen, want even vragen kan niet.
Het resultaat in veel bedrijven: medewerkers bellen voor sleutel- of locatie-informatie, werkinstructies staan verspreid over mail en WhatsApp, en facturen worden pas gemaakt als alles is uitgezocht.
Wat moet planning software voor een schoonmaakbedrijf kunnen?
1. Alle objecten en medewerkers in één planning
De basis is één overzicht waarin je ziet welk object wanneer aan de beurt is en wie het doet. Vaste schoonmaakrondes zet je één keer goed neer, zodat je ze niet elke week opnieuw hoeft te maken. Plan je met teams, dan werk je met medewerkergroepen.
2. Snel schuiven bij ziekte en vervanging
Valt er iemand uit, dan wil je in een paar handelingen een vervanger inplannen. Software die plant op basis van wie er beschikbaar is, laat direct zien wie er nog ruimte heeft. De vervanger ziet de klus daarna meteen op zijn eigen telefoon, met alle informatie erbij.
3. De werkinstructie direct bij de klus
Een invaller weet niet hoe het bij een klant gaat. Zet daarom de werkinstructie en de praktische informatie bij het object of de klus. Zo heeft iedere schoonmaker de juiste locatie, tijd en instructie, zonder dat er gebeld hoeft te worden.
4. Een werkbon op de telefoon
Met een digitale werkbon meldt je medewerker het werk direct af. Extra werk, een foto van iets dat opviel of de handtekening van de klant: alles komt meteen op kantoor binnen. Dat is handig bij vragen van klanten, en je weet zeker dat er niets vergeten wordt bij het factureren.
5. Plannen op de kaart
Werken je mensen op meerdere adressen per dag? Plan dan op de kaart en per wijk, zodat ze niet onnodig heen en weer rijden. De snelste rijroute bespaart tijd die je liever aan schoonmaakwerk besteedt.
6. Facturatie die vanzelf gaat
Schoonmaakbedrijven sturen vaak periodieke facturen voor vast werk, met daarnaast losse facturen voor extra opdrachten. Software die verzamelfacturen en periodieke facturen ondersteunt, facturen automatisch na het werk verstuurt en zelf ziet wie er betaald heeft, scheelt aan het eind van de maand veel uren.
Excel of planning software?
Excel is flexibel en vertrouwd. Maar je ziet er niet in wie er op dit moment waar is, wijzigingen moet je iedereen apart doorgeven en wat er op locatie gebeurt, komt pas later binnen. Zodra je met meer dan een handvol mensen en objecten werkt, wordt dat een dagtaak. Planning software zet alles op één plek en zorgt dat iedereen altijd de actuele planning heeft. Lees ook ons artikel over een goede planning maken voor je buitendienst.
Waar let je op bij het kiezen?
- Is het gemaakt voor werk op locatie? Een roosterprogramma voor winkels of de zorg plant diensten, geen objecten met instructies.
- Werkt het op iedere telefoon? Je medewerkers moeten er zonder uitleg mee uit de voeten kunnen.
- Betaal je per gebruiker? Met veel parttimers en invallers loopt dat snel op. Bij DienstenCRM zijn gebruikers onbeperkt.
- Wie helpt bij de overstap? Vraag wie je klantenbestand overzet, de planning inricht en je team traint.
Zo werkt het in DienstenCRM
DienstenCRM is software voor dienstverleners die bij de klant op locatie werken, ook voor schoonmaakbedrijven, van de eenpitter tot het grote bedrijf. In één systeem regel je:
- alle klussen en medewerkers in één planning;
- werkinstructies direct bij de klus;
- digitale werkbonnen met foto’s en handtekening;
- facturen die automatisch naar je boekhoudpakket gaan.
Je bent binnen 2 weken live: wij zetten je klantenbestand over (indicatie € 300,-), richten de planning in en trainen je team. Lees meer over software voor schoonmaakbedrijven of bekijk de prijzen.
Wil je zien hoe jouw objecten en rondes er in DienstenCRM uitzien? Plan een gratis demo van 30 minuten.