Het werk is gedaan, de klant is tevreden, maar het geld staat nog niet op je rekening. Voor veel dienstverleners is dat herkenbaar. Facturen worden pas aan het eind van de maand gemaakt, extra werk wordt vergeten en achter openstaande facturen aan zitten kost tijd. Met deze zeven tips verkort je de tijd tussen het werk en de betaling.
1. Factureer direct na het werk
Hoe langer je wacht met factureren, hoe later je betaald wordt. Bovendien weet een klant direct na het werk nog precies wat je gedaan hebt. Maak er een gewoonte van om de factuur te versturen zodra de klus is afgerond. Met software die facturen automatisch na het werk verstuurt, hoef je daar zelf niet eens aan te denken.
2. Laat niets liggen op de werkbon
Extra werk, extra materiaal, een klus die langer duurde: als het niet op de werkbon staat, komt het niet op de factuur. Een digitale werkbon die direct gekoppeld is aan de factuur, zorgt ervoor dat alles wat je medewerker vastlegt ook gefactureerd wordt.
3. Laat de klant tekenen
Een handtekening van de klant voor akkoord voorkomt discussie achteraf. Laat de klant op locatie tekenen op de telefoon of tablet van je medewerker, en stuur die handtekening mee met de factuur. Dan is meteen duidelijk wat er is afgesproken.
4. Maak betalen makkelijk
Hoe makkelijker betalen is, hoe sneller het gebeurt. Een betaallink in de factuur, bijvoorbeeld met iDEAL, maakt het voor particulieren een kwestie van een paar tikken. Voor terugkerende klanten is automatisch incasseren een uitkomst: je hoeft er niet meer achteraan.
5. Gebruik verzamelfacturen en periodieke facturen
Kom je vaak bij dezelfde klant, zoals bij een vaste glasbewassing of schoonmaak? Dan kun je werken met een verzamelfactuur of een periodieke factuur. Dat scheelt jou werk en de klant een hoop losse facturen.
6. Houd bij wie er betaald heeft
Zonder overzicht weet je niet wie er nog moet betalen, en blijven facturen te lang openstaan. Kies voor een systeem dat zelf ziet wie er betaald heeft, zodat je alleen de klanten hoeft te herinneren die het echt nodig hebben.
7. Koppel je facturatie aan je boekhouding
Facturen overtypen in je boekhoudpakket kost tijd en geeft fouten. Als je facturen automatisch in je boekhouding terechtkomen, heb je altijd een actueel beeld en is je boekhouder sneller klaar.
Alles in één systeem
De meeste vertraging ontstaat tussen de losse stappen: de planning, de werkbon, de factuur en de betaling. Als die in één systeem zitten, gaat het werk vanzelf door naar de factuur en zie je direct wie er betaald heeft. Dat is precies hoe de facturatie in DienstenCRM werkt:
- facturen gaan na het werk automatisch de deur uit;
- het systeem ziet zelf wie er betaald heeft;
- verzamel- en periodieke facturen;
- tarieven corrigeren voor inflatie;
- optioneel betalen met iDEAL en automatisch incasseren;
- facturen automatisch naar je boekhoudpakket.
Benieuwd hoeveel tijd je hiermee bespaart? Plan een gratis demo van 30 minuten.